Privacyverklaring

HKL architecten is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

HKL architecten
Rijksweg-Noord 186A
6136 AD Sittard
KvK 92469167
046 451 05 05 · info@hklarchitecten.nl

Vragen over privacy kunt u stellen aan Ir. Patrick Geelen, via het e-mailadres of telefoonnummer hierboven.

Als u contact met ons opneemt

Belt of mailt u ons, of laat u uw gegevens achter in de chat op de website, dan verwerken wij uw naam, e-mailadres en/of telefoonnummer en wat u ons vertelt over uw vraag of plan. Wij gebruiken die gegevens om uw vraag te beantwoorden en eventueel een kennismaking af te spreken. Dat doen wij omdat u ons daarom vraagt en om een mogelijke opdracht voor te bereiden (artikel 6 lid 1 onder b AVG).

De chatassistent op de website

Op de website kunt u vragen stellen aan een digitale assistent. Die assistent is een computerprogramma op basis van kunstmatige intelligentie (Claude, van het Amerikaanse bedrijf Anthropic), geen medewerker. Wat u in de chat typt, wordt naar Anthropic gestuurd om een antwoord te maken. Anthropic gebruikt die gegevens niet om zijn modellen te trainen en bewaart ze slechts tijdelijk.

Het gesprek wordt ook op onze eigen website bewaard, zodat wij het kunnen teruglezen en uw vraag kunnen opvolgen. Laat u in de chat uw contactgegevens achter, dan ontvangen wij die per e-mail, samen met het gesprek. Wij slaan op vanaf welke pagina u de chat opende; uw IP-adres slaan wij niet op.

Om te leren welke vragen bezoekers hebben, en om de assistent en onze website te verbeteren, laten wij de gesprekken regelmatig samenvatten door Claude. E-mailadressen en telefoonnummers halen wij er vooraf uit. Ook tellen wij hoe vaak de chat wordt geopend; daarvan bewaren wij alleen een totaal per dag.

De assistent neemt geen beslissingen over u. Of en hoe wij u kunnen helpen, beoordelen wij zelf. Deel in de chat liever geen gevoelige gegevens, zoals gegevens over uw gezondheid of financiën.

Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om bezoekers snel te helpen en hun vragen op te volgen, en, als u uw gegevens achterlaat, op uw verzoek om contact (artikel 6 lid 1 onder f en b AVG).

Als u ons een opdracht geeft

Voor een opdracht verwerken wij gegevens van opdrachtgevers en hun contactpersonen, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gegevens over het bouwadres en de stukken die bij het project horen. Ook voor de facturatie hebben wij gegevens nodig. Dat is nodig om de overeenkomst uit te voeren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht (artikel 6 lid 1 onder b en c AVG).

Als u de website bezoekt

Om te zien hoe de website wordt gebruikt, tellen wij bezoeken en bekeken pagina’s met Koko Analytics. Dat gebeurt op onze eigen server, zonder cookies en zonder dat er gegevens naar andere partijen gaan. Wij zien alleen totalen, geen individuele bezoekers. Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Deze website plaatst geen cookies voor statistieken, advertenties of sociale media. Om tijdens uw bezoek het chatgesprek en de introductieanimatie te onthouden, gebruiken wij de tijdelijke opslag van uw browser (sessionStorage). Die wordt gewist zodra u het tabblad sluit.

Op de website staan links naar LinkedIn en Instagram. Pas als u daarop klikt, gaat u naar die websites. Daar gelden hun eigen privacyverklaringen.

• Chatgesprekken en aanvragen via de website: 180 dagen. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Correspondentie over een vraag die niet tot een opdracht leidt: niet langer dan nodig om uw vraag af te handelen.
• Administratieve gegevens over opdrachten, zoals offertes en facturen: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Projectdossiers, zoals tekeningen en berekeningen: zolang dat nodig is voor het project, voor eventuele aansprakelijkheid en voor vragen over het gebouw na de oplevering.

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen ze alleen als dat nodig is:

• met dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken: Vevida (hosting van website en e-mail, Nederland), Anthropic (de chatassistent, Verenigde Staten) en Dropbox (back-ups van de website, Verenigde Staten);
• bij een opdracht met partijen die aan het project meewerken, zoals constructeurs, adviseurs en aannemers, en met de gemeente bij een vergunningsaanvraag. Wij delen dan alleen wat voor het project nodig is;
• met onze accountant, en met overheidsinstanties als de wet ons daartoe verplicht.

Voor de doorgifte van gegevens naar Anthropic en Dropbox in de Verenigde Staten gelden passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen. De website gebruikt een beveiligde verbinding (https), alleen wij hebben toegang tot het beheer en de opgeslagen gesprekken, en wij maken regelmatig back-ups.

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. U kunt ook vragen het gebruik ervan te beperken, bezwaar maken tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang en vragen om uw gegevens in een overdraagbaar bestand te ontvangen. Stuur uw verzoek naar info@hklarchitecten.nl. Wij reageren binnen een maand.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan weten. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. De datum hieronder laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.

Laatst bijgewerkt: 14 oktober 2026